De Corona pandemie heeft enorme impact op de maatschappij en ook in de advocatuur neemt de onzekerheid toe. Voorlopig zitten we allemaal thuis, sluit de rechtbank haar deuren en ligt de fysieke infrastructuur grotendeels plat. Wat gebeurt er als de werkomgeving drastisch verandert? Hoe gaan we hier individueel en als collectief mee om? Hoe continueer je productiviteit, betrokkenheid en motivatie bij de mensen thuis? Hoe overleeft jouw kantoor deze onzekere tijden?

Volgens de evolutieleer van Darwin, zijn het niet de sterksten of meest intelligenten die overleven. Het zijn diegenen die zich het snelst aanpassen en evolueren. Rekbaarheid, vertrouwen, samenhang, inventiviteit en wendbaarheid als organisatie; dat geeft de doorslag om succesvol de Corona periode door te komen. Tijd om in de helikopter te stappen en te overzien wat er gebeurt om zo goed mogelijk aan de huidige en toekomstige onvoorspelbaarheden aan te kunnen passen. In dit artikel duiden we wat de Corona maatregelen op middellange termijn betekenen voor advocatenkantoren en geven we tips wat jouw kantoor concreet kan doen.

Hoe kan jouw organisatie zich het beste aanpassen?

1. Interne wendbaarheid en dynamisch organiseren

De interne wendbaarheid van een organisatie gaat over de bezetting, productiviteit en knowhow. Als de omgeving stabiel is, kun je met vaste bezettingen en voorspelbare productiviteitsnormen werken. Onzekere tijden vragen echter om een groot aanpassingsvermogen en meer dynamische en hands-on aanpak. De natuurlijke reactie op onzekerheid is kosten drukken en downsizen. Waarschijnlijk ook belangrijk, maar het helpt de organisatie uiteindelijk niet om vooruit te komen. De huidige onzekerheid vraagt om continue afstemming, transparante en duidelijke communicatie, en een hoge mate van verantwoordelijkheid. Je bent op elkaar aangewezen, meer dan ooit.

2. Externe radar en real-time vertaling van markt naar actieplan

Het is in onzekere tijden cruciaal om marktontwikkelingen en maatschappelijke ontwikkelingen op de radar te houden. Niet alleen het oppikken van de veranderingen, ook het inschatten van de daaropvolgende stap en de middellange termijn gevolgen zijn van belang. Voor welke praktijken en sectoren betekent dit krimp en voor welke juist groei? Naast de externe radarfunctie, is het minstens zo belangrijk om de vertaling te maken naar de kantoorstrategie, doelen te stellen en een actieplan te maken. Ook hier is continue communicatie met je medewerkers, navigeren, aanpassen, bijstellen en inspringen op wat er gaande is van groot belang. Goede organisatie, snel vertalen en in actie komen kan je kantoor, juist nu, een voorsprong geven in het sterk ontregelde speelveld.

Checklist voor interne wendbaarheid advocatenkantoren

• Creëer zo spoedig mogelijk een crisis actieplanning om de extra aandachtspunten in kaart te brengen en mensen en middelen te mobiliseren
• Maak voldoende middelen vrij om het crisisteam snel te kunnen laten handelen
• Creëer een crisisteam dat als spin in het web fungeert, alle bijkomende calamiteiten overziet en monitort en een centraal aanspreekpunt is voor de organisatie, waardoor de rest van de verantwoordelijken en medewerkers zich met de ongoing business bezig kunnen blijven houden
• Creëer een tijdelijke “hybride” besluitvormingsprocedure die de voortgang niet belemmert of vertraagt
• Maak een communicatierichtlijn voor alle vormen van overleg, zowel in tijd en frequentie alsook de online communicatiemiddelen daarvoor
• Geef voortdurend updates met de specifieke stappen en wijzigingen op een bestaand platform voor alle medewerkers en bied medewerkers (zo nodig sociaal-psychische) steun en acties om rust en vertrouwen te herstellen
• Bied medewerkers zoveel mogelijk praktische support (IT, hoe omgaan met werk ongoing werk, etc.)

Checklist over real-time radar en vertaler

• Kies 2-3 scenario’s van de juridische marktontwikkelingen en zet een (voorlopige) korte en middellange strategie uit en communiceer deze in de organisatie
• Geef ruimte aan (jonge) mensen om input te leveren en van gedachten te wisselen m.b.t. the way forward en gekozen route voor de bedrijfsvoering
• Train jezelf in een key-player rol om echt goed te begrijpen wat er speelt en wat dit voor je kantoor kan betekenen
• Creëer een platform waar alle relevante sectorspecifieke nieuwsberichten op geplaatst worden en stel iemand aan die dit platform beheert en leesbaar houdt
• Zorg ervoor dat de verantwoordelijken (bijvoorbeeld de praktijkgroepleiders en/of business development professionals) de nieuwsberichten regelmatig doornemen, de conclusies met het centrale crisisteam delen, acties bepalen en bespreken in het praktijkteamoverleg
• Het centrale crisisteam filtert nieuwsberichten uit de sectorspecifieke platforms op berichten met directe gevolgen voor de bedrijfsvoering en komt met concrete voorstellen m.b.t. bezetting, de inzet van medewerkers en uitval van medewerkers
• Inventariseer kansen die ontstaan in deze nieuwe marktontwikkelingen en neem direct actie als zich in bepaalde vakgebieden nieuwe mogelijkheden voordoen.